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IndexFrog/Anleitung

So verwenden Sie
IndexFrog.

Praktische Ein-Minuten-Anleitungen für jede Funktion im IndexFrog-Menüband. Sehen Sie sich ein Tutorial an, probieren Sie es an einer echten Auftragsdatei aus und melden Sie sich, wenn etwas unklar ist.

00 — Erste Schritte

IndexFrog installieren und in Excel öffnen.

IndexFrog ist ein natives Excel-Add-in. Nach der Installation finden Sie im Excel-Menüband eine neue Registerkarte IndexFrog — dort befindet sich jede Funktion dieser Seite.

Bevor Sie beginnen

Stellen Sie sicher, dass Ihre Umgebung diese Anforderungen erfüllt. Es gibt keine speziellen Hardware-Anforderungen, aber mehr Threads und Arbeitsspeicher verbessern die Leistung — bei älteren Geräten kann es zu Excel-Abstürzen kommen.

Betriebssystem
Windows (jede von Microsoft unterstützte Version)
Tabellenkalkulation
Microsoft Excel 365
Anmeldung
Ihre Windows-Anmeldedaten

Checkliste für den ersten Start

  1. Installieren Sie das IndexFrog-Add-in und starten Sie Excel neu.
  2. Öffnen Sie die Menüband-Registerkarte IndexFrog.
  3. Klicken Sie auf Dateien laden, um Ihre PDFs zu importieren (oder auf Ordner laden, um ein ganzes Verzeichnis zu importieren).
  4. Wählen Sie ein Dokument im PdfViewer aus, um Werte in Ihr Arbeitsblatt zu referenzieren.

Unterstützte Dateitypen

  • PDF — Text oder gescannt, mit automatischer OCR
  • PNG — Einzelbild-Scans
  • GIF — mehrbildige Scans
  • MSG — Outlook-E-Mail-Exporte
  • Sonstige — JPG, JPEG, BMP, TIFF und ähnliche Bildformate
01 — Referenzen

Text

Text ermöglicht es, Text aus einem Quelldokument direkt in eine Excel-Zelle zu extrahieren und gleichzeitig eine Verknüpfung zwischen dieser Excel-Zelle und der genauen Stelle im Dokument zu erstellen, aus der der Text stammt.

TUTORIAL · TEXTWatch on YouTube ↗

So funktioniert es

  1. Wählen Sie eine Excel-Zelle aus.
  2. Markieren Sie im PdfViewer den gewünschten Text per Ziehen.
  3. Um derselben Zelle weiteren Text hinzuzufügen, halten Sie Strg gedrückt, während Sie weitere Auswahlen treffen.
  4. Brauchen Sie eine führende Null? Formatieren Sie die Zelle zuerst als Text und geben Sie dann die Zahl ein.

Fehlerbehebung

  • Zelle leer? Das PDF hat wahrscheinlich nur eine teilweise Textebene — klicken Sie im Menüband auf An OCR senden.
  • Falscher Text? Die Reihenfolge der Textebene kann von der visuellen Reihenfolge abweichen — führen Sie die OCR manuell erneut aus.
02 — Referenzen

Sum

Sum ermöglicht es, mehrere Beträge in einem Quelldokument auszuwählen und automatisch in Excel zu addieren, während gleichzeitig Referenzlinks zu den ausgewählten Stellen im Dokument erstellt werden.

TUTORIAL · SUMMEWatch on YouTube ↗

So funktioniert es

  1. Wählen Sie eine einzelne Excel-Zelle aus.
  2. Klicken Sie im IndexFrog-Menüband auf Summe.
  3. Klicken Sie im PDF auf jede Zahl, die Sie einbeziehen möchten — die Summe wird live in der Zelle aktualisiert.
  4. Bleiben Sie in derselben Zelle, um weiter zu addieren; Strg ist nicht nötig.

Tipps

  • Zahlen werden automatisch mit Währung und Vorzeichen erkannt.
  • Um eine Position aus der Summe zu entfernen, siehe Index löschen.
  • Verknüpfen Sie die Zelle mit Ihrem Hauptbuch — die Differenz aktualisiert sich, wenn sich eine Seite ändert.
03 — Referenzen

Validation

Validation ermöglicht es, im Dokument zu markieren, dass ausgewählte Informationen anhand bestimmter Kriterien oder Erwartungen geprüft und bestätigt wurden. Die Funktion zeigt, dass die Daten während des Prüfungs- oder Review-Prozesses überprüft, verifiziert und als korrekt angesehen wurden.

TUTORIAL · VALIDIERUNGWatch on YouTube ↗

So funktioniert es

  1. Wählen Sie die zu validierende Excel-Zelle aus.
  2. Klicken Sie im Menüband auf Validierung.
  3. Klicken Sie im PDF auf die passende Zahl oder den Text — IndexFrog verknüpft beide miteinander.

Prüfer-Workflow

  • Prüfer klicken auf die validierte Zelle, um direkt zur PDF-Seite zu springen.
  • Kombinieren Sie dies mit Annotationen anzeigen, um alle Referenzen auf einmal zu sehen.
04 — Referenzen

Exception

Exception ermöglicht es, einen Eintrag als Ausnahme zu kennzeichnen oder zu dokumentieren, wenn er nicht dem erwarteten Ergebnis entspricht oder eine weitere Überprüfung erforderlich ist. Die Funktion hilft dabei, Abweichungen, Probleme oder Unterschiede, die während des Prüfungs- oder Review-Prozesses festgestellt wurden, klar zu identifizieren.

TUTORIAL · ABWEICHUNGWatch on YouTube ↗

So funktioniert es

  1. Wählen Sie die Excel-Zelle mit der Abweichung aus.
  2. Klicken Sie im Menüband auf Abweichung.
  3. Klicken Sie im PDF auf den Quellwert — die Zelle wird mit der Abweichung gekennzeichnet.

Bewährte Vorgehensweisen

  • Versehen Sie jede Abweichung mit einer kurzen Notiz, die die Erledigung erläutert.
  • Exportieren Sie am Ende des Auftrags den Prüfpfad, um alle Abweichungen an einem Ort zu erfassen.
06 — Suche & Tabellen

Table Matching

Table Matching ermöglicht es, Daten aus einer Excel-Tabelle mit Daten aus einer Tabelle in einem Quelldokument zu vergleichen. So können übereinstimmende Einträge, Abweichungen oder fehlende Werte zwischen den beiden Tabellen identifiziert werden.

TUTORIAL · TABELLENABGLEICHWatch on YouTube ↗

So funktioniert es

  1. Öffnen Sie sowohl das PDF (z. B. Aufstellung) als auch den Excel-Bereich (z. B. Hauptbuch).
  2. Klicken Sie im Menüband auf Tabellenabgleich.
  3. Wählen Sie auf jeder Seite den Abgleichsschlüssel — IndexFrog ordnet die Zeilen automatisch zu.
  4. Prüfen Sie die Häkchen-Spalte auf abgeglichene Zeilen und Abweichungen.

Was Sie erhalten

  • Zeilenweise Links zurück zu den PDF-Seitenkoordinaten.
  • Währung, Vorzeichen und Rundung werden automatisch behandelt.
  • Abweichungen werden mit einem Grund-Code aufgezeigt.
07 — Suche & Tabellen

Extract table

Extract table ermöglicht es, eine ganze Tabelle aus einem Quelldokument zu extrahieren und direkt in Excel einzufügen. Die Funktion hilft dabei, strukturierte Daten wie Listen, Rechnungen, Kontoauszüge oder Berichte zu übertragen, ohne jede Zelle manuell kopieren zu müssen.

TUTORIAL · EXTRAHIERENWatch on YouTube ↗

Eine bestimmte Tabelle

  1. Wählen Sie das Dokument im PdfViewer aus.
  2. Klicken Sie im Menüband auf Tabelle extrahieren.
  3. Markieren Sie den Tabellenbereich im PDF per Ziehen — er erscheint in Excel.

Alle Tabellen (mehrseitig)

  • Wählen Sie das Dokument aus.
  • Klicken Sie im Menüband auf Alle Tabellen extrahieren — jede Tabelle der Datei wird nach Excel geschrieben.
08 — Annotationen

Show all annotations

Show all annotations ermöglicht es, alle Anmerkungen, Kommentare, Markierungen und hervorgehobenen Bereiche im Quelldokument anzuzeigen. Die Funktion hilft dabei, alle während des Prüfungs- oder Review-Prozesses hinzugefügten Notizen und Referenzen schnell zu überprüfen.

TUTORIAL · ANNOTATIONEN ANZEIGENWatch on YouTube ↗

So funktioniert es

  1. Klicken Sie im Menüband auf Alle Annotationen anzeigen.
  2. Jede Referenz im aktiven Dokument wird auf einmal dargestellt.
  3. Klicken Sie erneut auf Alle Annotationen anzeigen, um sie auszublenden.

Prüfer-Ablauf

  • Fahren Sie über den Rand einer Annotation, bis der Cursor zu einer Hand wird.
  • Klicken Sie mit der linken Maustaste, um direkt zur passenden Excel-Zelle zu springen — siehe Zur Zelle springen.
09 — Annotationen

Zur Zelle springen

Springen Sie von jeder Annotation im PDF direkt zu der Excel-Zelle, zu der sie gehört. Prüfer lieben das.

TUTORIAL · ZUR ZELLEWatch on YouTube ↗

So funktioniert es

  1. Fahren Sie bei aktivem Annotationen anzeigen über den Rand einer beliebigen Annotation im PDF.
  2. Wenn der Cursor zu einer Hand wird, klicken Sie mit der linken Maustaste.
  3. Excel springt zu der Zelle, zu der die Referenz gehört.

Verwenden Sie es für …

  • Reviews — prüfen, ob eine Zahl im richtigen Arbeitspapier steht.
  • Übergaben — das Team des nächsten Jahres ohne Ordner-Suche einarbeiten.
  • Dokumentation — nachweisen, dass jede Zahl eine Quelle hat.
10 — Annotationen

Delete Index

Delete Index ermöglicht es, einen vorhandenen Index aus dem Quelldokument zu entfernen und die Excel-Datei entsprechend zu aktualisieren. Die Funktion ist nützlich, wenn ein Index versehentlich erstellt wurde oder nicht mehr benötigt wird.

TUTORIAL · INDEX LÖSCHENWatch on YouTube ↗

So funktioniert es

  1. Wählen Sie die Excel-Zelle mit der Summe aus.
  2. Fahren Sie im PDF über die versehentlich hinzugefügte Position.
  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Index löschen — die Annotation verschwindet und die Summe wird aktualisiert.

Gut zu wissen

  • Nur der einzelne Index wird entfernt — andere beitragende Positionen bleiben erhalten.
  • Kombinieren Sie dies mit Beträge summieren, um aus einem sauberen Zustand weiter zu addieren.
11 — Dokumente

Rotate

Rotate ermöglicht es, Seiten in einem Quelldokument in die richtige Ausrichtung zu drehen. Die Funktion ist nützlich, wenn Seiten seitlich oder auf dem Kopf stehend gescannt wurden und für eine einfachere Lesbarkeit und Überprüfung angepasst werden müssen.

TUTORIAL · DREHENWatch on YouTube ↗

So funktioniert es

  1. Fahren Sie im PdfViewer über das Dokument.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste.
  3. Wählen Sie eine der vier Drehoptionen.

Verwandte Steuerungen

  • Zoom — über das Dokument fahren, Strg halten, mit dem Mausrad scrollen.
  • Vollbild — klicken Sie im PdfViewer auf die Vollbild-Schaltfläche, um das Dokument auf einen zweiten Monitor zu verschieben.
  • Seiten navigieren — verwenden Sie die Pfeile nach oben/unten im PdfViewer.
12 — Dokumente

Remove

Remove ermöglicht es, einen vorhandenen Index aus der Excel-Arbeitsmappe zu löschen und die Verknüpfung zur entsprechenden Stelle im Quelldokument zu entfernen. Die Funktion ist nützlich, wenn ein Index versehentlich erstellt wurde oder nicht mehr benötigt wird.

TUTORIAL · ENTFERNENWatch on YouTube ↗

Zwei Wege zum Entfernen

  1. Verwenden Sie die Schaltfläche Datei entfernen im Hauptmenüband.
  2. Oder öffnen Sie Dateien → wählen Sie die Datei → klicken Sie im Datei-Fenster auf Datei entfernen.

Massenaktionen

  • Wählen Sie mehrere Dateien mit UMSCHALT für einen zusammenhängenden Bereich.
  • Oder mit STRG für eine nicht zusammenhängende Auswahl.
  • Bearbeiten Sie dann die gesamte Auswahl auf einmal.

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